1. Tầm quan trọng của hệ thống cân điện tử trong cảng biển
Cảng biển là điểm giao nhận, xuất nhập hàng hóa lớn, hoạt động liên tục cả ngày lẫn đêm với khối lượng hàng hóa rất lớn. Trong quá trình vận chuyển, cân đo hàng hóa, kiểm soát xe ra vào và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận khối lượng là rất quan trọng để:
- Bảo đảm quyền lợi của khách hàng và cảng (không thất thoát, không gian lận)
- Tăng năng suất, rút ngắn thời gian xử lý xe ra/vào, tránh ùn tắc
- Đáp ứng yêu cầu minh bạch, truy xuất dữ liệu khi đối tác nước ngoài yêu cầu
- Kết nối, đồng bộ với hệ thống quản lý kho, hệ thống tài chính – kế toán, báo cáo tổng thể
Đối với các phương pháp quản lý truyền thống, các trạm cân tại cảng biển thường làm việc bằng tay: nhân viên ghi thông tin, cân và in phiếu, sau đó tổng hợp báo cáo thủ công — dễ sai sót, chậm trễ, thiếu minh bạch.
Phần mềm cân tại cảng biển xuất hiện như giải pháp số hóa, kết hợp với thiết bị thông minh (camera, barrier, cân điện tử tích hợp) nhằm tự động hóa quy trình cân và quản lý toàn bộ dữ liệu liên quan.
2. Các vấn đề mà phần mềm cân tại cảng biển cần giải quyết
Trong quá trình vận hành trạm cân tại cảng biển, doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn nếu chỉ quản lý thủ công. Một số vấn đề nổi bật gồm:
2.1. Đa dạng loại hình cân
Mỗi chuyến hàng có đặc thù khác nhau. Có trường hợp chỉ cần cân xe và hàng, nhưng cũng có lúc phải cân theo từng bước: bì xe, vỏ container rồi mới đến hàng hóa. Điều này đòi hỏi phần mềm phải đủ linh hoạt để xử lý nhiều kịch bản cân khác nhau mà vẫn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
2.2. Lượng xe lên cân lớn, thời gian cao điểm
Tại các khung giờ đông, đặc biệt là ban đêm, hàng chục xe có thể cùng chờ đến lượt. Nếu quy trình vẫn làm thủ công, nhân viên khó kiểm soát kịp, dễ gây ùn ứ và chậm trễ, làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của tài xế cũng như tiến độ giao nhận hàng.
2.3. Quản lý thông tin liên quan phức tạp
Một phiên cân không chỉ là con số trọng lượng, mà còn liên quan đến dữ liệu xe, lái xe, loại container (20ft, 40ft, đặc biệt), hàng hóa và bảng giá dịch vụ theo từng điều kiện. Đôi khi còn có khuyến mãi hoặc chính sách giá riêng. Nếu không có hệ thống tập trung, việc quản lý và tra cứu sẽ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn.
2.4. Thiếu báo cáo/giám sát thời gian thực
Quản lý thủ công thường khiến báo cáo chậm, thiếu chi tiết và không có hình ảnh đối chiếu. Khi cần kiểm chứng hay giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để tra cứu dữ liệu, ảnh hưởng đến sự minh bạch trong vận hành.
2.5. Yêu cầu minh bạch
Khi khách hàng họ đòi hỏi tính minh bạch – nếu phiếu cân không có ảnh hoặc dữ liệu rõ ràng, có thể yêu cầu cân lại gây tốn thời gian.
3. Giải pháp: Tính năng cần có của phần mềm cân tại cảng biển
Một phần mềm cân điện tử tại cảng biển hiệu quả cần đảm bảo tự động hóa toàn bộ quy trình – từ nhận diện xe đến kết nối hệ thống kế toán. Dưới đây là các module chính:
Module1: Quản lý xe ra/vào sàn cân tự động
- Barrier tự động: khi xe lên cân, barrier mở để cho xe vào; khi kết thúc cân, barrier mở để xe ra.
- Hệ thống camera nhận diện biển số xe, chụp ảnh container và xe vào/ra, lưu ảnh vào phiếu cân.
- Tự động tạo phiếu cân, ghi nhận thời gian, biển số, khối lượng, loại hàng.
- Kết nối trực tiếp với cân điện tử (sensor) để lấy dữ liệu cân tức thì và chính xác (có chức năng ổn định trọng lượng, chống reset về “re-zero”).
Module 2: Quản lý thông tin hàng hóa, container, khách hàng
- Danh mục loại hàng, container, khách hàng, giá, chương trình khuyến mãi theo từng điều kiện
- Quản lý vỏ container theo mã loại (ví dụ container 20 ft, 40 ft, các loại vỏ đặc biệt)
- Gán giá cân theo loại hàng, dịch vụ, mức khuyến mãi dựa vào điều kiện (trọng lượng, số lần cân, loại hàng)
Module 3: Báo cáo, giám sát & tra soát
- Báo cáo theo thời gian thực (giờ, ngày, tháng), theo khách hàng, loại hàng, container
- Gửi báo cáo tự động qua email đến quản lý hoặc khách hàng
- Lưu lại ảnh trực quan trên phiếu cân để đối chiếu
- Cảnh báo khi có bất thường (ví dụ: cân chênh lớn so với dự kiến, xe cân lại nhiều lần, vượt trọng tải)
Module 4: Tích hợp với hệ thống khác
- Kế toán/ERP: đồng bộ dữ liệu cân vào hệ thống kế toán để tránh nhập liệu thủ công
- Hệ thống quản lý kho, logistics: để kết nối dữ liệu luồng hàng hóa, lưu lượng xuất nhập
- Hệ thống SMS/Email: gửi phiếu cân, thông báo, báo cáo cho khách hàng và quản lý
Module 4: Bảo mật, độ ổn định, mở rộng
- Cơ chế phân quyền: quản lý, nhân viên cân, giám sát, xem báo cáo
- Sao lưu dữ liệu, bảo vệ chống xâm nhập
- Kiến trúc mở, có thể mở rộng khi cảng phát triển thêm bãi hoặc trạm cân mới
- Xử lý lượng dữ liệu lớn, chịu tải cao vào giờ cao điểm
4. Lợi ích khi áp dụng phần mềm cân tại cảng biển
Việc triển khai phần mềm cân điện tử hiện đại tại cảng biển mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Hệ thống giúp tăng hiệu suất vận hành, rút ngắn thời gian xe ra vào, đồng thời giảm sai sót và gian lận nhờ quy trình cân tự động có ảnh minh chứng và kiểm soát dữ liệu chặt chẽ. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và uy tín với khách hàng, đồng thời tiết kiệm nhân lực, giảm chi phí vận hành. Ngoài ra, dữ liệu thời gian thực giúp quản trị hiệu quả hơn và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Đặc biệt, giải pháp này có khả năng mở rộng và tích hợp linh hoạt, dễ dàng bổ sung trạm cân hoặc kết nối với hệ thống khác.
Phần mềm cân tại cảng biển là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp logistics và dịch vụ cảng. Khi được thiết kế và triển khai tốt, nó không chỉ giúp tối ưu quy trình cân xe ra/vào mà còn đảm bảo minh bạch, tăng năng suất và giảm rủi ro.
Hãy liên hệ với DTC qua hotline 02435573636 để được chuyên viên tư vấn giải pháp quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn nhé!