Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trạm cân thường được vận hành khá thủ công: nhân viên trạm đo ghi chép phiếu đo bằng tay trên sổ hoặc biểu mẫu giấy, sau đó mới tự nhập lại số liệu vào máy tính. Toàn bộ quá trình này gần như không có một hệ thống giám sát, kiểm tra chéo hay cơ chế đối soát dữ liệu rõ ràng giữa trạm cân, bộ phận kho và phòng kế toán. Cách vận hành đó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu nhập số liệu hoặc cố ý điều chỉnh trọng lượng là có thể làm lệch kết quả, khiến doanh nghiệp không kiểm soát được chính xác khối lượng hàng hóa xuất – nhập.
Về lâu dài, những sai lệch lặp đi lặp lại dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu, thất thoát thành phẩm trong kho, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận mà rất khó phát hiện nguyên nhân. Khi xảy ra chênh lệch giữa số liệu trên phiếu đo, số liệu trong báo cáo kho và số liệu hạch toán, doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong việc truy vết, quy trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng khâu trong quy trình. Bên cạnh đó, dữ liệu ghi nhận tại trạm cân và số liệu trong hệ thống kế toán hoặc ERP thường không đồng bộ theo thời gian thực; mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, khiến việc tổng hợp, báo cáo và đối chiếu cuối kỳ mất nhiều thời gian, dễ phát sinh tranh cãi và làm giảm độ tin cậy của hệ thống quản lý.
Phần mềm cân điện tử Mắt Thần được thiết kế để giải quyết trực diện những vấn đề này. Khi tích hợp với trạm cân điện tử, hệ thống sẽ:
- Lấy dữ liệu trực tiếp từ thiết bị đo, không cần nhập tay.
- Ghi nhận đầy đủ các lần cân, tự động tính toán cân nặng hàng hóa.
- Tạo phiếu ghi nhận trọng lượng tự động, in nhanh và lưu trữ đầy đủ lịch sử theo từng lượt đo.
- Kết hợp camera, cảm biến, biển số xe, thông tin tài xế… để tạo thành quy trình kiểm soát khép kín.
Nhờ đó, doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào thao tác thủ công của nhân viên trạm cân, hạn chế triệt để gian lận, thất thoát cũng như giảm thời gian xử lý mỗi chuyến xe.
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm cân điện tử Mắt thần, bạn có thể tham khảo bài viết [So sánh phần mềm cân điện tử Offline và Online]
Một điểm nhấn quan trọng: năm 2012, DTC đã triển khai thành công Phần mềm Mắt Thần cho tập đoàn Quang Minh. Sau đó, phần mềm tiếp tục được ứng dụng tại các đơn vị uy tín như Tập đoàn Tùng Lâm (tunglam.com.vn), Thép Việt Nhật, cảng PWT, Nasco… Đây là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả mà giải pháp này mang lại trong việc:
- Tự động hóa quy trình xuất – nhập
- Kết nối linh hoạt phần cứng và phần mềm quản lý
- Giảm tối đa sai sót, thất thoát, gian lận
- Tiết kiệm chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả quản lý
Các chuyên gia lập trình & ban kiểm soát xác định tác dụng của phần mềm cân như sau:
-
Ghi nhận dữ liệu tải trọng theo thời gian thực, đảm bảo chính xác.
-
Tự động tạo phiếu đo đầy đủ thông tin cho mỗi lượt xe.
-
Chuẩn hóa và minh bạch quy trình xuất – nhập.
-
Phân quyền rõ ràng, kiểm soát mọi thao tác để hạn chế gian lận.
-
Đồng bộ dữ liệu sang kế toán/ERP, tránh nhập lại và sai số dữ liệu.
-
Tích hợp camera LPR, cảm biến, mã vạch/RFID, bảng LED, máy in,...
-
Xây dựng hệ thống vận hành trạm cân điện tử chuyên nghiệp cho nhiều mô hình.